Etätyöskentely FrostBitillä

Maaliskuussa 2020 Lapin ammattikorkeakoulun Rovaniemen kampus tyhjeni koronavirusepidemian myötä, ja myös meillä FrostBit labrassa siirryttiin pikavauhdilla etätyöskentelyn pariin. Osalla henkilöstöstä lähti mukaan niin näytöt kuin työkoneetkin, kun taas toiset poistuivat vain muistitikku taskussa. Labran tiivis yhteydenpito online:ssa alkoi kuitenkin jo ensimmäisestä päivästä lähtien, ja kommunikaatio koko labrassa ja tiimien välillä on vaikuttanut sujuvan Teamsin kautta melko mutkitta.

Lapin ammattikorkeakoulu onkin järjestänyt maaliskuusta asti “Mitä kuuluu?” -etätyökyselyä, jolla on kuukausittain koottu henkilöstön kokemuksia etätyöskentelyn sujuvuudesta. Kesälomien rullatessa otimme yhteyttä muutamaan labran työntekijään ja kyselimme heidän kuulumisia ja ajatuksia etätyöskentelystä omien työtehtäviensä parissa. Yllä voit kuunnella lyhyen podcast-tyylisen juttutuokion, jossa puhuu julkaisun kirjoittaja Tuuli Nivala (projektisuunnittelija) ja kaksi kesäpeliopinnoista vastaavaa työntekijää Petri Hannula (projektipäällikkö ja päätoiminen tuntiopettaja) ja Jarkko Piippo (projektisuunnittelija).

Joillekin äkillinen siirtyminen etätöihin tuntui sekavalta ja työhommien siirtäminen kotiin tuntui aluksi haastavalta. 3D-mallintajana työskentelevä projektisuunnittelija Onni Li kommentoi lisenssien, ohjelmien ja tiedostojen synkronoimisen, sekä yleisesti oman työpisteen setupin vieneen paljon aikaa ensimmäisellä etätyöviikolla, mutta koti osoittautui hyväksi työympäristöksi kun hommat oli saatu sujumaan. Myöskin 3D-mallintajana työskentelevä projektisuunnittelija Aslak Jomppanen koki työnteon mukavaksi sen jälkeen, kun oli omaksunut uudenlaisen työtavan. Projektipäällikkö Sanni Mustoselle siirtyminen omaan rauhalliseen työhuoneeseen oli positiivinen muutos, ja hän koki myös töiden siirtämisen kotiin helppona.

Labrassa vaikutetaan olevan myös yhtä mieltä siitä, että työvälineet ja etätyöskentelyn edellytykset on ainakin suurimmalla osalla kunnossa ja helposti toimistoltakin saatavilla, joka on varmasti edesauttanut valmiuksiamme FrostBitillä työskennellä etänä. ICT-alan työntekijöille siirtymä täysin digitaaliseen työskentelyyn ja kommunikaatioon ei yleisesti olekaan niin suuri harppaus kuin monille muille, joiden työskentely vaatii käytännön konkreettiseen tekemiseen ja kasvokkaiseen kommunikaatioon. Sanni kommentoi seuraavasti: “Työn tulosten ollessa digitaalisia, myös kaiken materiaalin, kuten esimerkiksi pelien grafiikkaelementtien ja konseptikuvien jakaminen oli jo ennestään tapahtunut lähes 100% verkossa.  Lisäksi kun ihmisiä oli jo toimistolla hajautettu eri tiloihin, siirtyminen pikaviesteihin päivittäisessä kommunikaatiossa oli ikään kuin jo vauhdissa etätyön alkaessa.”

Siirtyminen toimiston työpisteiltä kodin työpisteelle on nostanut esiin eroja myös työn ergonomiassa. Aslak huomasi kotona töitä tehdessään rajuja puutteita työpisteen ergonomiassa, kun taas Onnilla kotipisteen omat perfektoidut säädöt ovat olleet etätyöskentelyn parhaita puolia. Joillekin koti ei myöskään välttämättä toimi työympäristönä samalla tavalla kuin työpaikan toimisto: Petri ja Aslak ovat yhtä mieltä siitä, että kotona voi olla helposti monenlaista hälinää ja häiriötä läsnä haittaamassa keskittymistä. Aslak kommentoi seuraavasti: “– sivutoimisena yrittäjänä poissaolo kotoa helpotti keskittymistä työasioihin ja kaikenlainen muu häiriö oli nyt läsnä.” 

Kommunikaatio ja yhteistyö online-viestinnän kautta jakaa myös labrassamme mielipiteitä; kuten julkaisun videosta käy ilmi, joillekin chat-tyylinen viestittely voi tehostaa keskittymään ensin omiin työtehtäviin ja vastaamaan kollegoille itselleen sopivalla ajalla. Jarkko kommentoi, että toimistolla on usein vaikea tehdä työtehtäviä ensin loppuun, mikäli työkaveri pyytää apua työpisteellä. Sanni näkee asian samoin: “Oikeastaan päivän mittaan tulevia kysymyksiä ja pyyntöjä on helpompi jäsennellä ja priorisoida kun ne tulevat viestien eivätkä työpöydän viereen ilmestyvän kollegan tai opiskelijan muodossa. Sama toimii toisinkin päin, pikaviestin voi laittaa eteenpäin heti kun asia on itsellä mielessä eikä tarvitse odottaa, että toinen henkilö olisi fyysisesti tavoitettavissa.”

Toisaalta, jotkut kokevat kommunikaation vähentyneen kokonaisuudessaan etätyöskentelyn myötä. Onni kommentoi: Kommunikaatio on ollut aika minimaalista verrattuna toimistossa. Oma Teams käyttö on jäänyt vahvasti pelkästään palavereiden ja työasioiden hoitamiseen.” Moni labran työntekijöistä vaikuttaa olevan kuitenkin sitä mieltä, että työkavereita ja heidän kanssaan kasvotusten kahvittelua on ruvettu jo kaipaamaan. 

Jakautuvat mielipiteet etätyöskentelystä nostavat esiin myös pohdintaa tulevaisuuden työskentelytavoista. Puhuimme videolla työpäivien hybridimallista (jossa osa viikon työpäivistä olisi mahdollista tehdä etänä ja osa toimistolla) työpaikoilla, ja mahdollisuus tämänkaltaiseen malliin vaikuttaa olevan monen mielestä varteenotettava vaihtoehto. Huolimatta siitä viihtyykö joku aina mieluummin toimistolla, mahdollisuus säännöllisiin etäpäiviin voisi edesauttaa monen työntekijän tehokkuutta, mikäli kotiolot tarjoavat suotuisamman keskittymisympäristön omille kuin toimisto.

Koska labramme henkilöstö on erikoistunut eri aloille ja työtehtäviin, on ymmärrettävää, että joillekin kollektiivinen toimistotyöskentely edesauttaa omien työtehtävien etenemistä, kun taas joillekin oman kodin rauha saattaa tehostaa työskentelyä huomattavasti. Sannille kodin työympäristö on osoittautunut omalle työskentelylle paremmaksi kuin labran työpiste: “Haluaisin myös tulevaisuudessa tehdä etätyötä mahdollisuuksien mukaan. En omasta puolestani näe toimistolle palaamisessa oikeastaan muita hyötyjä kuin yhteisöllisyyden helpomman ylläpitämisen.”  Aslak toteaa, että vaikka hän itse mieluummin palaisi toimistolle, on etätyökulttuuriin mahdollista oppia ajan saatossa ja hybridimalli voisi olla hyvä ratkaisu. 

Pohdimme videolla kuitenkin myös hybridimallin ongelmakohtia. Petri tuo ilmi hybridimallin potentiaalisen haasteen: mikäli työntekijöiden etäpäivät eivät aina kohtaa, se voi hankaloittaa ja viivästää kommunikointia ja työtehtävien suorittamista, mikäli työkaveria ei voi tavoittaa tiettyihin aikoihin toimistolta. Mikäli etäpäivät ovat kaikilla pirstaloituneet, yhteistyö ja kommunikaatio voivat vaikeutua. Jarkko toteaa, että tätä tilannetta voisikin auttaa yhteiset etätyöpäivät, eli vain viikon määrätyillä päivillä olisi mahdollisuus tehdä töitä etänä. Mikäli osa työntekijöistä haluaisi myös olla pääsääntöisesti aina etänä, heidät osaa tavoittaa ensisijaisesti esimerkiksi Teamsin kautta. Mahdollisuuksia on monia, ja keskustelua aiheesta käydäänkin jatkuvasti koko Lapin ammattikorkean henkilöstön keskuudessa.

Jäämme odottamaan syksyä ja mitä alkavien koulujen tilanne tuo tullessaan koronaepidemian rintamalla. Labran porukalla etätyöt jatkuu vielä toistaiseksi samaan malliin, ja suurin osa viettää kesälomia ennen koulujen alkamista.


Kirjoittanut Tuuli Nivala | 17/07/2020